HACIA LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

Convertir la empresa tradicional en una organización virtual se ha convertido en una necesidad para poder ser competitivo en el mercado global. Gracias a la creación de una red temporal de empresas, este cambio permite conseguir la excelencia del conjunto en todos los aspectos. Este tipo de modelo estructural presenta unas características diferentes que permiten responder de forma adecuada a las necesidades que vayan surgiendo.

Las tendencias empresariales provocadas por la irrupción de Internet llevan hacia estructuras dispersas, que de alguna forma el sector empresarial tendrá que ir integrando. La integración se consigue compartiendo información y, para ello, se precisa de una serie de herramientas que garanticen una colaboración eficaz y rentable. Estas herramientas, de las que os voy a hablar a continuación, las aportan las nuevas tecnologías de la información:

La formación necesaria. El primer paso para garantizar el intercambio de información es ofrecer a los empleados la formación que necesitan. Esta formación se debe centrar en lograr capacidades permanentes para el cambio y la adaptación continua. En este sentido, la formación se entiende como la respuesta a la necesidad de conseguir nuevas competencias, necesarias para cumplir eficazmente con las exigencias de los clientes. La herramienta utilizada para mejorar la formación es la enseñanza asistida por ordenador (EAO). Con este nuevo concepto de formación en la empresa y con el soporte de los sistemas EAO, se consigue el enriquecimiento individual de todos los empleados y de la organización en su conjunto.

Herramientas de información. En el actual entorno competitivo es fundamental poseer información –no únicamente datos–. Esta información ayuda a gestionar con anticipación, para poder cumplir con los requerimientos de los clientes a través del conocimiento de sus tendencias.

Precisamente, algunas de estas herramientas basadas en el conocimiento son:

1. ‘Data Warehouse’. Esta herramienta puede definirse como un almacén de datos que recoge información, tanto de tipo interna como externa; los reorganiza, los almacena en un nuevo repertorio y los hace accesibles a cualquier ubicación para su explotación.

2. ‘Data Mining’. Es la herramienta que se dedica la búsqueda de las correlaciones, los patrones y las tendencias que permanecen ocultos en grandes volúmenes de datos.

3. ‘Decision Suport Systems’. Es un instrumento que sirve de ayuda a la gestión que simula diferentes escenarios que faciliten la toma de decisiones. Está orientado a un nivel táctico de la organización.

Herramientas de comunicación. Las empresas son sistemas abiertos con componentes distintos y culturas diferentes. Para integrarlos, es imprescindible un factor clave como es el de una adecuada comunicación. Estas son las herramientas tecnológicas que facilitan todo este proceso:

1. El ‘Groupware’. Es el conjunto de aplicaciones que permite la fusión de los tres conceptos básicos del trabajo en la empresa que se considera moderna: la comunicación, la colaboración y la coordinación, basadas en las nuevas tecnologías de la información (correo electrónico, videoconferencia, teléfono móvil, fax, contacto personal...).

2. El ‘Workflow’. Es un concepto funcional que permite la optimización de los distintos procesos a través de las herramientas que provee el Groupware.